Informationspflichten nach Art. 12, 13 ff. EU-DSGVO für Geschäftskunden, Dienstleister und Lieferanten
Aufgrund der gesetzlichen Regelungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) sind wir verpflichtet, Ihnen umfassende Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses zu erteilen, wozu wir sehr gerne bereit sind.
Datenschutz und der Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig, so dass wir stets auf eine ordnungsgemäße Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten achten.
Für den Fall, dass Sie Fragen zu Ihren personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung haben, steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter hierfür jederzeit gern zur Verfügung. Dieser unterliegt keinerlei Weisungen, ist in seiner Stellung unabhängig und gesetzlich zur Wahrung der Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet, so dass Sie sich vertrauensvoll an diesen wenden können.
Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses teilen wir Ihnen folgendes mit:
- Name und Anschrift des Verantwortlichen
Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung („EU-DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Terra Canis GmbH
Parkring 29
85748 Garching
(im Folgenden als „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet)
- Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Um dieser Bedeutung Ausdruck zu verleihen, haben wir ein auf Datenschutz und Datensicherheit spezialisiertes Beratungsunternehmen mit der Übernahme dieser zentralen Themen beauftragt. Auch unser Datenschutzbeauftragter kommt aus diesem sehr erfahrenen Expertenkreis. Wir werden beraten durch:
MAGELLAN Rechtsanwälte, Brienner Straße 11, 80333 München / www.magellan-datenschutz.de
Bitte wenden Sie sich in allen Fragen rund um das Thema Datenschutz und Datensicherheit bei uns direkt an unseren Datenschutzbeauftragten von MAGELLAN Rechtsanwälte:
E-Mail: [email protected] / Tel.: +49 (0) 89 693341-500
- Allgemeines zur Datenverarbeitung
a. Umfang der Verarbeitung personenbezogene Daten
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten sowie die personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens grundsätzlich nur, soweit dies zur Durchführung unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt regelmäßig nur auf Grundlage der Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung einer vorvertraglichen Maßnahme.
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages zwischen Ihnen und uns erforderlich ist, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher wir unterliegen, dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. c EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder eines Dritten erforderlich und überwiegen Ihre oder die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens das erstgenannte Interesse nicht, so dient uns Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
c. Speicherdauer
Ihre sowie die personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
- Geschäftsabschluss und fortlaufende Geschäftsbeziehung
a. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen des Geschäftsabschlusses und fortlaufenden Geschäftsbeziehung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen des Geschäftsabschlusses und fortlaufenden Geschäftsbeziehung ist die Durchführung und Abrechnung der jeweiligen Beauftragung sowie die Vorbereitung von zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt von Ihnen erhalten haben, hat uns der Ansprechpartner Ihres Unternehmens Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt.
Ihre personenbezogenen Daten sowie die personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Im Fall der Durchführung und Abrechnung der jeweiligen Beauftragung ist dies gegeben, wenn der der Beauftragung zu Grunde liegende Vertrag erfüllt ist und sämtliche Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis verjährt sind bzw. keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.
Im Fall der Vorbereitung von zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen ist dies gegeben, wenn Ihr Unternehmen sich endgültig gegen uns als Ihren Dienstleister entscheiden hat.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Durchführung und Abrechnung der jeweiligen Beauftragung zwingend erforderlich. Es besteht folglich für sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Vorbereitung von zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen für die Zukunft zu widersprechen.
- Lieferantenfragebogen, Lieferantenanlage und fortlaufende Geschäftsbeziehung
a. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen des Lieferantenfragebogens, der Lieferantenanlage und der fortlaufenden Geschäftsbeziehung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
Haben Sie oder die Kontaktpersonen Ihres Unternehmens eine Einwilligung erklärt, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-DSGVO eine zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens.
Der Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen des Lieferantenfragebogens, der Lieferantenanlage und der fortlaufenden Geschäftsbeziehung ist die Vergabe, Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags sowie die Berücksichtigung bei zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen.
Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht direkt von Ihnen erhalten haben, hat uns der Ansprechpartner Ihres Unternehmens Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Lieferantenfragebogens zur Verfügung gestellt.
Ihre personenbezogenen Daten sowie die personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Im Fall der Vergabe, Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags ist dies gegeben, wenn der dem Auftrag zu Grunde liegende Vertrag erfüllt ist und sämtliche Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis verjährt sind bzw. keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mehr bestehen.
Im Fall der Berücksichtigung bei zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen ist dies gegeben, wenn Ihr Unternehmen endgültig kein Interesse an einer Berücksichtigung bei zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen mehr hat.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die Vergabe, Durchführung und Abrechnung des jeweiligen Auftrags zwingend erforderlich. Es besteht folglich für sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
Sie können die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen bzw. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Berücksichtigung bei zukünftigen Auftragsvergaben bzw. Ausschreibungen für die Zukunft widersprechen.
- Kontaktaufnahme per E-Mail
a. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail an uns übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. b EU-DSGVO zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme.
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen oder den Kontaktpersonen Ihres Unternehmens beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend zwischen uns geklärt ist.
Es besteht jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme per E-Mail jederzeit für die Zukunft zu widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation zwischen uns nicht fortgeführt werden. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.
- Betroffeneneingabe nach Art. 12 ff. EU-DSGVO
a. Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen der Bearbeitung einer datenschutzrechtlichen Anfrage („Betroffeneneingabe“) ist Art. 6 Abs. 1 lit. c i.V.m. Art. 12 ff. EU-DSGVO. Die Rechtsgrundlage für die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung von Betroffeneneingabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
Der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist die Beantwortung der datenschutzrechtlichen Anfrage. Die anschließende Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe dient zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Nachweispflicht, Art. 5 Abs. 2 EU-DSGVO.
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Bearbeitung von Betroffeneneingaben ist dies gemäß § 41 BDSG i.V. § 31 Abs. 2 Nr. 1 OWiG drei Jahren nach Ende des jeweiligen Vorgangs gegeben.
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bearbeitung von Betroffeneneingaben für die Zukunft zu widersprechen. In diesem Fall können wir Ihre datenschutzrechtliche Anfrage jedoch nicht weiterbearbeiten.
Die Dokumentation der gesetzeskonformen Bearbeitung der jeweiligen Betroffeneneingabe ist zwingend erforderlich. Es besteht folglich für Sie keine Widerspruchsmöglichkeit.
- Rechtsverteidigung und Rechtsdurchsetzung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer sowie der personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens im Rahmen der Rechtsverteidigung und - durchsetzung ist Art. 9 Abs. 2 f lit. f; 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO.
b. Zweck
Der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist die Abwehr von unberechtigter Inanspruchnahme sowie die rechtliche Durchsetzung und Geltendmachung von Ansprüchen und Rechten.
Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Rechtsverteidigung und -durchsetzung ist für die Rechtsverteidigung und -durchsetzung zwingend erforderlich. Es besteht folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.
- Empfängerkategorien
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen und Abteilungen personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der zuvor genannten Zwecke brauchen. Daneben bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher Dienstleister und übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an weitere vertrauenswürdige Empfänger.
Diese können z.B. sein:
- Vertrieb
- Marketing
- Buchhaltung
- Controlling / Revision
- Aufsichts- / Arbeitssicherheitsbehörden
- Finanzamt
- Bankinstitute
- Versicherungsunternehmen
- Scan-Service
- Druckereien
- Lettershops
- Logistik- sowie weitere externe Dienstleister
- IT-Dienstleister
- Kunden
- Customer-Relationship Dienstleister
- Aktenvernichter
- Steuerberater, Rechtsanwälte und Gerichte
- Rechte der betroffenen Person
Werden Ihre sowie die personenbezogenen Daten der Kontaktpersonen Ihres Unternehmens durch uns verarbeitet, sind Sie bzw. die jeweilige Kontaktperson Ihres Unternehmens betroffene Person i.S.d. EU-DSGVO. Betroffenen Personen stehen folgende Rechte uns gegenüber zu:
Betroffene Personen haben ein Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von ihnen von uns verarbeitet werden. In diesem Fall informieren wir zusätzlich über
(1) den Verarbeitungszweck;
(2) die Datenkategorien;
(3) die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten;
(4) die geplante Speicherdauer bzw. die Kriterien für die geplante Speicherdauer;
(5) Ihre weiteren Rechte;
(6) sofern wir Ihre personenbezogenen Daten nicht von Ihnen mitgeteilt wurden: Alle verfügbaren Informationen über deren Herkunft;
(7) sofern vorhanden: das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung sowie Informationen über die involvierte Logik, die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen der Verarbeitung.
Betroffene Personen haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung, sofern die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sind.
Es besteht ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung für betroffene Personen, sofern
(1) wir die Richtigkeit der von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten überprüfen;
(2) die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(3) wir die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten nach Zweckwegfall zur Rechtsverfolgung benötigen;
(4) die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung der personenbezogenen Daten eingelegt hat und wir diesen Widerspruch prüfen.
d. Recht auf Löschung
Es besteht ein Recht auf Löschung für die betroffene Person, sofern
(1) wir die personenbezogenen Daten für ihren ursprünglichen Verwendungszweck nicht mehr benötigen;
(2) die Einwilligung widerrufen wird und es keine weitere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten gibt;
(3) die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einlegt und - sofern es sich nicht um Direktmarketing handelt - keine vorrangigen Gründe für die Weiterverarbeitung vorliegen;
(4) die Verarbeitung der personenbezogenen Daten unrechtmäßig ist;
(5) die Löschung der personenbezogenen Daten gesetzlich gefordert ist;
(6) die personenbezogenen Daten als Minderjähriger für Dienste der Informationsgesellschaft erhoben wurden.
e. Recht auf Unterrichtung
Sofern die betroffene Person ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung geltend gemacht hat, werden wir allen Empfängern der personenbezogenen Daten, diese Berichtigung, Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitteilen.
Die betroffene Person hat ein Recht ihre von uns auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Vertragsdurchführung verarbeiteten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Sofern dies technisch machbar ist, hat sie das Recht, dass wir diese Daten direkt an einen anderen Verantwortlichen übermitteln.
Betroffene Personen haben im Fall von besonderen Gründen ein Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. In diesem Fall verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.
Im Fall einer Verarbeitung der personenbezogenen Daten zum Zwecke des Direktmarketings haben betroffene Personen jederzeit ein Recht auf Widerspruch.
Betroffene Personen haben das Recht, eine uns abgegebene Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen als betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen die EU-DSGVO verstößt.
Zuständige Aufsichtsbehörde für uns ist:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Telefon: +49 (0) 981 180093-0
Für Rückfragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter jederzeit gerne zur Verfügung.